Segnalazioni di operazioni sospette alla prova telematica
A partire dal 16 maggio, i soggetti interessati dovranno inviare le segnalazioni antiriciclaggio tramite il portale INFOSTAT-UIF di BankitaDal prossimo 16 maggio, i soggetti tenuti ad inviare le segnalazioni di operazioni sospette alla UIF (art. 41 del DLgs. 231/07), dovranno adottare le nuove modalità telematiche indicate nel decreto UIF recante istruzioni sui dati e le informazioni da inserire nelle segnalazioni, anticipato sul sito di Banca d’Italia e di prossima pubblicazione in Gazzetta Ufficiale. L’adozione del canale telematico conferirà tempestività nell’inoltro della segnalazione, precisione nella rettifica di errori, lacune o incongruenze rilevati dalle procedure interne di controllo, nonché standardizzazione del contenuto.
Destinatari di tale obbligo sono sia gli intermediari finanziari, sia gli altri soggetti esercenti attività finanziaria e le società di gestione di strumenti finanziari, ma soggetti interessati sono, in particolare, i professionisti, i revisori contabili e gli altri operatori che si occupano di recupero crediti, custodia e trasporto denaro, gestione di case da gioco, offerta di giochi e scommesse online, agenzie di mediazione immobiliare (art. 10 commi 2, 11, 12, 13 e 14 del DLgs. 231/07).
I presupposti di inoltro della SOS restano sostanzialmente invariati, ossia si hanno quando i segnalanti sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. A ciò va aggiunto, però, anche il sospetto di proliferazione di armi di distruzione di massa. Detti sospetti devono fondarsi su una compiuta valutazione degli elementi oggettivi e soggettivi dell’operazione, anche alla luce degli indicatori di anomalia finora emanati dalla Banca d’Italia. In merito al finanziamento del terrorismo, esso può desumersi anche dal riscontro di un nominativo e dei relativi dati anagrafici nelle liste pubbliche consultabili sul sito dell’UIF.
La rivoluzione telematica delle modalità di trasmissione, che soppianterà il metodo cartaceo, si attua avvalendosi della rete internet, tramite il portale INFOSTAT-UIF della Banca d’Italia, previa adesione al sistema di segnalazione online, adesione che dovrà avvenire solo in caso d’uso. Le modalità per l’adesione al sistema di segnalazione online e per l’inoltro delle stesse saranno indicate prossimamente in un’apposita comunicazione pubblicata nel sito della Banca d’Italia. Quanto all’operatività di inoltro della SOS, l’obbligato potrà redigerla avvalendosi del data entry disponibile nel portale ovvero mediante trasmissione, dallo stesso portale, di un file predisposto autonomamente (modalità upload) secondo il formato XBRL (sulla base delle istruzioni anticipate dal 25 novembre 2010 sul sito della UIF in tema di revisione del sistema di raccolta e gestione delle segnalazioni).
Il contenuto della segnalazione è articolato principalmente in quattro sezioni, che riportano i dati identificativi della segnalazione, gli elementi informativi (su operazioni, soggetti, rapporti e legami intercorrenti tra gli stessi), gli elementi descrittivi (in forma libera, sull’operatività segnalata e sui motivi del sospetto), nonché eventuali documenti allegati.
È interessante rilevare l’ampio spazio dedicato ai dati descrittivi in forma libera sull’operatività segnalata e sui motivi del sospetto, nonché alla facoltà di inserire anche documenti aggiuntivi in formato elettronico (PDF o TXT per documenti cartacei e testuali, XLS per elaborazioni dati, quali estratti conto, microfilmature di assegni, messaggi swift, estratti dell’AUI, copie di titoli di credito, corrispondenza con il cliente), qualora ciò risulti funzionale alla piena comprensione dell’operatività sospetta. Se il segnalante, poi, fosse entrato in possesso di ulteriore documentazione successivamente all’inoltro della segnalazione, non dovrà redigere una nuova segnalazione, bensì, previo accordo con la UIF, trasmetterà i soli documenti in questione, con l’indicazione del numero di protocollo UIF della segnalazione cui gli stessi vanno riferiti. Possibile anche l’inoltro di segnalazione sostitutiva, in caso di errori o incongruenze nel contenuto di quella originaria, nonché l’indicazione di segnalazione collegata in situazione di connessioni tra operatività sospette.
La segnalazione, contraddistinta da un numero identificativo e da un numero di protocollo attribuito in modo univoco su base annua dal sistema informativo della UIF, è corredata anche da un giudizio di valutazione del rischio di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo dell’operatività segnalata, espresso dal segnalante secondo il proprio prudente apprezzamento (fondato su criteri dell’approccio basato sul rischio ex art. 20 del DLgs. 231/07).
Molto articolato il check-up sul contenuto della segnalazione, in analogia a quanto già previsto per l’invio delle dichiarazioni fiscali mediante Entratel, volto ad assicurare l’integrità e la compatibilità delle informazioni fornite (anche senza poterne accertare la completezza). Lo stesso è soggetto, infatti, a un duplice livello di controlli automatici effettuati sia dal segnalante, mediante programma diagnostico disponibile sul portale INFOSTAT-UIF, sia dai sistemi informativi della UIF, in fase di acquisizione della segnalazione. Ciò al fine di individuare eventuali errori o anomalie che impedirebbero l’acquisizione della segnalazione o che potrebbero inficiarne l’utilità.